Na teoria, todos compreendem que a preparação pode significar o sucesso ou o fracasso de uma reunião importante. Quanto mais trabalho você faz antes de entrar na sala de reuniões, mais eficiente e produtivo será. Mas quem tem tempo de preparar de modo adequado? Nossa check-list tornará o preparo de reuniões mais rápido e fácil – certifique-se de imprimi-la ou salve em seu computador para uso futuro.  Cada passo é descrito com mais detalhes abaixo. O uso da check-list e dos princípios que a norteiam garantem a cobertura e antecipação de todos os aspectos e possibilidades—e certeza de que as pessoas não percam tempo (inclusive o seu).

Check-list para preparação de reunião

Utilize essa ferramenta para se preparar para sua próxima grande reunião

Você:

Identificou o objetivo da reunião?

Certificou-se de que ela é realmente necessária?

Elaborou uma pauta preliminar?

Selecionou os participantes corretos e designou papéis?

Decidiu onde e quando realizar a reunião?

Confirmou a disponibilidade do espaço?

Enviou o convite?

Enviou a pauta preliminar para os principais participantes e interessados?

Enviou leituras preliminares ou solicitações que exijam um preparo antecipado?

Acompanhou as questões junto aos convidados pessoalmente, se apropriado?

Escolheu o processo de tomada de decisão que será adotado (voto por maioria, consenso do grupo ou escolha do líder)?

Identificou, organizou e testou qualquer equipamento que seja necessário?

Finalizou a pauta e a distribuiu a todos os participantes?

Verificou se todos os participantes principais estarão presentes e saberão seus papéis?

Preparou- se (elaborou apresentações, imprimiu o material a ser distribuído, etc…)?

Identifique o objetivo da reunião

Você precisa tomar uma decisão, resolver um problema, encorajar a equipe, ou informá-la de uma nova iniciativa?  Esclarecer o objetivo de sua reunião é o primeiro e mais importante passo do planejamento – ele é o fio condutor de todos os outros elementos em sua preparação.

Certifique-se de que a reunião é realmente necessária

Não acrescente uma outra reunião sem pensar em outras maneiras de realizar seu objetivo primeiro. É melhor não fazer reunião se:

• Não tiver tempo para preparar
• Houver outro método de comunicação que também resolva a questão
• Estiver lidando com um tópico sensível ou uma questão de pessoal em que uma abordagem individual seria a melhor opção
• For preciso solicitar uma série de opiniões individuais

Elaborar uma pauta preliminar

Estabeleça uma sequência para a reunião. Planeje o tempo para uma breve introdução para contextualizar e uma discussão dos próximos passos no final. Decida quanto tempo dedicar a cada item e qual ordem faz sentido.  Quanto mais longa a reunião mais difícil será para as pessoas manterem o foco, de modo que é sempre bom fazer um cálculo um pouco menor do quanto seu grupo é capaz de cobrir no tempo determinado.

Selecionar os participantes corretos

Considere quem poderá ajudá-lo a alcançar o seu objetivo e quem será afetado pelo resultado da reunião. Identifique quem são os principais tomadores de decisão, pessoas que têm conhecimento (ou interesse) no tópico em questão, aqueles que precisam ser informados a fim de desempenharem seus trabalhos e qualquer pessoa que seja necessária para implementar as decisões tomadas. E quanto ao tamanho? As reuniões para resolução de problemas devem envolver poucas pessoas (por volta de 8). Inclua mais pessoas no caso de reuniões para brainstorming (até 18 pessoas).  Se estiver fazendo atualizações ou encorajando a equipe, inclua quantos quiser. Porém, lembre-se.  Tempo é dinheiro. Tenha consciência dos efeitos em cascata que sua reunião pode ter sobre o tempo das pessoas em toda a organização – e somente convide aqueles cuja presença é absolutamente necessária.

Designe papéis aos participantes

Designar aos participantes um papel específico a desempenhar pode aumentar o foco e o envolvimento. Considere os seguintes papéis:

• Um facilitador conduz a discussão, assegurando-se de que todos os lados da questão são levantados (esse é um bom trabalho para aqueles que estão desenvolvendo habilidades de liderança e praticando a neutralidade).  
• Um anotador apreende as ideias e decisões principais e distribui anotações (isso dá a chance às pessoas tímidas de participarem).
• Um controlador do tempo ajuda na evolução da discussão de modo eficiente.
• Um colaborador mantém a discussão ativa e sem perder o foco.
• Um especialista compartilha conhecimento sobre questões específicas. Uma vantagem: pode-se pedir a um especialista que participe somente de parte da reunião, mantendo assim sua contribuição enfocada.
• Decida onde e quando realizar a reunião e confirme a disponibilidade do espaço

O espaço da reunião ajuda a dar o tom. Você quer que sua reunião seja informal e íntima? Escolha uma sala pequena e coloque as cadeiras em círculo. Formal e rigorosa? Uma sala de conferência provavelmente funcionará melhor. A participação dos membros será de modo virtual? Certifique-se de que seu equipamento permite que todos ouçam, participem ou vejam as pessoas na sala (se utilizar a vídeo conferência).

Envie o convite e pauta preliminar aos principais participantes e interessados

Assegure-se de que os participantes saibam o objetivo da reunião. Considere enviar um convite individual além do convite pela agenda eletrônica- ou falar pessoalmente com o convidado- se houver alguma possibilidade de o convite passar despercebido ou se quiser se certificar de que um participante-chave estará presente.

Envie antecipadamente quaisquer relatórios, leituras preliminares ou solicitações no caso de materiais que possam exigir um preparo dos participantes  

Envie qualquer leitura preliminar com um dia ou dois de antecedência de sua reunião e esclareça que a ideia é que os participantes analisem antes os materiais. Esteja preparado também para enfatizar alguns trechos das leituras para aqueles que não tiveram tempo de ler.

Identifique o processo de tomada de decisão que será utilizado na reunião  

Escolha um método de tomada de decisão com antecedência a fim de assegurar que a reunião seja concluída com um resultado claro.

•  O voto por maioria permite que todos sejam ouvidos e geralmente é considerado justo – mas esteja ciente de que pode ser difícil para alguns declararem sua opinião em público.
• O consenso do grupo permite aos participantes compartilharem sua área de especialidade e aumenta a oportunidade de convencimento por parte de todos os indivíduos.
• A escolha do líder costuma ser a abordagem mais rápida, de modo que é a mais apropriada numa crise. O risco é que algumas ideias deixam de ser ouvidas. Como resultado, pode ser que tenha que se esforçar mais para que os céticos embarquem na empreitada, especialmente durante a implementação.
•  Identificar, organizar e testar qualquer equipamento necessário

Decida se fará uso de ferramentas de colaboração ou produtividade (como GoogleDocs, um serviço de compartilhamento de tela ou um dispositivo de gravação de áudio) durante sua reunião. Confirme e verifique o espaço da reunião e instale ou teste qualquer equipamento necessário com antecedência. Esse passo parece óbvio demais, mas algumas vezes é difícil reservar tempo para detalhes logísticos — e você não vai querer desperdiçar sua reunião cuidadosamente planejada tentando resolver questões tecnológicas. Se tiver alguma dificuldade com isso, peça a ajuda de um colega que já utilizou o equipamento antes (ou convoque um representante do departamento de tecnologia da informação).

Finalizar a pauta e distribuí-la a todos os participantes  

Se a pauta foi alterada, distribua a versão final aos participantes. Assegure-se de que esteja pronto para conduzir a discussão para cada item da pauta ou de que designou os itens aos participantes apropriados.

Acompanhar as questões com convidados pessoalmente, se apropriado

Confirmar pessoalmente com as pessoas que não responderam ao seu convite ou que precisam estar na reunião a fim de que essa seja produtiva. Se você designou papéis, verifique se os participantes compreenderam as funções que desempenharão.

Prepare-se

Você elaborou e praticou sua apresentação, imprimiu o material a ser distribuído e cuidou de quaisquer outros detalhes de última hora?  O trabalho da preparação aumentará sua confiança e o fará com que esteja pronto para uma reunião bem sucedida.

Esse artigo foi adaptado a partir da série Running Meetings (20-Minute Manager Series) da Harvard Business Review.